Beschwerdeverfahren

Problem? Lass es uns gemeinsam lösen

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Blue People-Beschwerdeverfahren

Einführung

Blue People IT legt Wert auf zufriedene Beziehungen und wir arbeiten daher stets an der Qualität unserer Dienstleistungen. Doch wo gearbeitet wird, können auch Fehler passieren und Missverständnisse entstehen. Sollten Sie mit einem unserer Mitarbeiter, unseren Dienstleistungen oder irgendeinem Aspekt unserer Organisation unzufrieden sein, laden wir Sie ausdrücklich ein, uns dies so schnell wie möglich mitzuteilen. Wir nehmen Ihre Kommentare sehr ernst und werden gegebenenfalls gemeinsam mit Ihnen eine passende Lösung finden.

Lösung einer Beschwerde per Telefon

Beschwerden können oft am besten in einem guten Gespräch (telefonisch oder persönlich) gelöst werden; Wir bitten Sie daher, zunächst mit uns Kontakt aufzunehmen, um sich telefonisch über das Problem beraten zu lassen oder einen Termin zu vereinbaren. Betrifft die Beschwerde eine konkrete Person, ist es besser, zunächst mit der betroffenen Person eine Lösung zu finden. Sollte dies nicht möglich sein oder Sie Gründe haben, dies nicht zu wünschen, können Sie sich auch an Herrn L. Willemsen wenden (wenn es um seine Leistung geht, können Sie auch nach Herrn L. Willemsen fragen).

Formelles schriftliches Beschwerdeverfahren

Wenn Ihr Problem durch ein Gespräch nicht gelöst werden kann oder Sie der Meinung sind, dass die Beschwerde nicht für ein Gespräch geeignet ist, können Sie die Beschwerde formell schriftlich einreichen. Dies kann über das untenstehende Formular erfolgen. Anschließend können Sie das ausgefüllte Formular an Herrn L. Willemsen senden (auch hier: Wenn Herr L. Willemsen selbst in die Angelegenheit verwickelt ist, werden Sie gebeten, das Formular an Herrn R. Jakobs zu senden)

Sie können die Beschwerde auch telefonisch bei einem unserer Mitarbeiter melden. Bitte geben Sie ausdrücklich an, dass Sie eine Bearbeitung der Beschwerde über das offizielle Beschwerdeverfahren wünschen. Der Mitarbeiter füllt dann im Telefongespräch das Beschwerdeformular aus; Sie erhalten davon zwei Exemplare. Wir bitten Sie, ein signiertes Exemplar zurückzusenden.

Verfahrensablauf

Das Verfahren läuft dann wie folgt ab: Herr Willemsen (oder Herr Jakobs) wird Ihre Beschwerde so schnell wie möglich bearbeiten und mit Ihnen und den anderen Beteiligten eine zufriedenstellende Lösung finden. Sollte er innerhalb weniger Tage nicht in der Lage sein, sachlich zu antworten, wird er Ihnen in jedem Fall innerhalb weniger Tage den Eingang Ihrer Beschwerde bestätigen. In den meisten Fällen wird er sich auch mit Ihnen in Verbindung setzen, um das weitere Vorgehen zu besprechen. Möglicherweise werden Sie auch um weitere Erklärungen oder Informationen gebeten. Ziel ist es, Ihre Beschwerde innerhalb von zwei Wochen zu bearbeiten. Sollte dies länger dauern, wird Ihnen der Grund mitgeteilt und Sie werden auch über den Fortgang des Verfahrens auf dem Laufenden gehalten. Selbstverständlich erhalten Sie nach Abschluss eine schriftliche Bestätigung über den Ausgang des Verfahrens.

Weitere Aspekte des Beschwerdeverfahrens

Teilweise im Zusammenhang mit etwaigen berufsrechtlichen Regelungen werden sämtliche Aspekte der Bearbeitung Ihrer Beschwerde protokolliert. Selbstverständlich werden die Angaben sorgfältig und vertraulich behandelt. In bestimmten Situationen kann es notwendig sein, externen Rat von professionellen, unabhängigen Stellen einzuholen. Mit der Einreichung Ihrer förmlichen Beschwerde werden Sie daher um die Erlaubnis gebeten, allen Sachverständigen relevante Dokumente (Kopien) zur Verfügung zu stellen. Wie üblich bitten wir sie, zur Wahrung der Vertraulichkeit zu unterzeichnen. Abschließend: Wenn Sie eine Beschwerde haben und uns diese mitteilen möchten, wären wir Ihnen sehr dankbar. Schließlich geben Sie uns eine zweite Chance. Sie können sicher sein, dass wir alle berechtigten Beschwerden in die Bewertung unserer Organisation einbeziehen und unser Möglichstes tun, um Maßnahmen zu ergreifen, um ein erneutes Auftreten des betreffenden Problems so gering wie möglich zu halten. Wir hoffen auf eine gute weitere Beziehung und Zusammenarbeit.

Beschwerdeformular

Name des Kunden (der Organisation)

Name (persönlich)

Adresse

Postleitzahl/Stadt

Telefonnummer

E-Mail-Adresse


Für eine schnelle und sorgfältige Bearbeitung Ihrer Beschwerde bitten wir Sie, Ihre Beschwerde so konkret wie möglich zu beschreiben: Was ist die Art und das Ausmaß des Problems, was und/oder wen betrifft es? Wie lange dauert es schon; Ist es ein oder mehrere Male passiert?

Beschreibung der Beschwerde(n):

Falls relevant: Wenn Sie bereits eine Idee zu einer möglichen Lösung haben oder sonst die Antwort, die Sie von uns wünschen: Was wäre das?

Gewünschte Lösung/Antwort:

Hatten Sie bereits telefonischen Kontakt zu der Beschwerde, und wenn ja, mit wem und was ist dabei herausgekommen?

Datum: …… / ……. / ……..

Unterschrift: ………………………………………………………